O que são ajustes diretos e por que são importantes para a tua empresa
O ajuste direto é o procedimento de contratação pública mais simples e comum em Portugal. Representa a porta de entrada mais acessível para pequenas empresas que querem começar a trabalhar com o setor público. Ao contrário de concursos públicos complexos que exigem propostas elaboradas e processos demorados, o ajuste direto é rápido, com menos formalidades e mais direto ao assunto.
Definido pelo Código de Contratação Pública, o ajuste direto é um procedimento onde a entidade pública convida directamente uma ou mais empresas a apresentar proposta. Não há publicidade obrigatória para valores mais baixos, o processo é mais informal e as decisões são mais rápidas. Isto torna-o ideal tanto para entidades públicas que precisam de contratar rapidamente, como para fornecedores que querem processos menos burocráticos.
Os números falam por si:
Ajustes diretos representam a esmagadora maioria dos contratos públicos em Portugal. Embora concursos públicos grandes recebam mais atenção mediática, em termos de número de contratos celebrados, os ajustes diretos dominam completamente. Isto acontece porque a maioria das necessidades do Estado são relativamente simples: comprar material de escritório, contratar serviços de manutenção, adquirir equipamento específico, contratar formações. Para estas necessidades, processos simplificados fazem todo o sentido.
Para a tua empresa, isto significa oportunidades abundantes. Cada ministério, hospital, escola, câmara municipal e organismo público celebra dezenas ou centenas de ajustes diretos anualmente. Se conseguires posicionar-te como fornecedor fiável neste segmento, tens acesso a um fluxo constante de contratos.
Vantagens competitivas do ajuste direto:
A simplicidade do processo significa que pequenas empresas podem competir em igualdade com maiores. Não precisas de equipas jurídicas para interpretar cadernos de encargos de 200 páginas, nem de departamentos de propostas para criar documentação complexa. Frequentemente, uma proposta de ajuste direto é um email ou formulário simples com o preço e especificações básicas dos produtos ou serviços.
Além disso, o facto de a entidade pública escolher directamente quem convidar significa que relacionamentos e reputação contam muito. Se fizeste um bom trabalho numa primeira vez, há forte probabilidade de seres convidado novamente. Esta é uma diferença fundamental face a concursos públicos abertos onde cada procedimento recomeça do zero independentemente do histórico.
Tipos de ajuste direto e limites de valor
O CCP define três categorias de ajuste direto baseadas no valor do contrato. Cada categoria tem regras ligeiramente diferentes sobre publicidade, número de entidades a convidar e formalidades processuais.
Ajuste direto simplificado (até €75.000)
Esta é a categoria mais simples e informal. Para contratos até €75.000 (obras) ou €75.000 (aquisição de bens e serviços), a entidade pública tem grande liberdade processual.
Regras principais:
Não há obrigatoriedade de publicitar o procedimento no Portal Base.gov.pt, embora muitas entidades o façam voluntariamente por transparência. A entidade pode convidar apenas um fornecedor se assim entender, não é obrigatório convidar múltiplos. O prazo para apresentação de propostas é flexível, definido pela entidade conforme a urgência (pode ser 48 horas em casos urgentes).
Na prática:
Estes ajustes diretos simplificados acontecem constantemente. Uma escola precisa de computadores, um hospital precisa de material de limpeza, uma câmara precisa de reparar uma viatura. O processo é normalmente por email: a entidade envia especificações básicas, pedes orçamentos a 2-3 fornecedores, escolhem o que oferece melhor relação qualidade-preço, e avançam.
Para estares posicionado neste segmento, precisas de ser conhecido pela entidade. Isto constrói-se através de networking (participar em feiras do setor, visitar entidades públicas para te apresentares), através de bons trabalhos anteriores que geram referências, ou através de listagens oficiais de fornecedores que algumas entidades mantêm.
Ajuste direto regime geral (€75.001 a €214.000)
Acima de €75.000, as regras tornam-se um pouco mais formais, mas o processo continua significativamente mais simples que um concurso público.
Regras principais:
É obrigatório convidar pelo menos três entidades (quando existam em número suficiente no mercado). Se apenas duas empresas em Portugal fornecem aquele produto específico, a entidade pode convidar apenas essas duas. O procedimento tem de ser publicitado no Portal Base.gov.pt, permitindo que outras empresas tomem conhecimento. O prazo mínimo para apresentação de propostas é de 10 dias úteis (pode ser reduzido a 5 dias em casos de urgência justificada).
O que isto significa para ti:
Mesmo que não sejas um dos convidados iniciais, ao monitorizares o Portal Base, podes manifestar interesse em participar. A lei não obriga a entidade a aceitar mais concorrentes para além dos convidados, mas muitas aceitam porque aumenta concorrência e melhora preços. Vale sempre a pena tentar se identificares um ajuste direto relevante onde tens oferta competitiva.
Ajuste direto para valores mais elevados (€214.001 a €750.000)
Para valores entre os €214.000 e €750.000, aplica-se um regime ainda mais formal mas que continua a ser ajuste direto.
Regras específicas:
Obrigatoriedade de convidar pelo menos três entidades, com publicitação obrigatória no Portal Base e na plataforma europeia Tenders Electronic Daily (TED) quando aplicável. Prazo mínimo de 15 dias úteis para apresentação de propostas. Exigência de fundamentação mais detalhada da escolha dos convidados e da decisão de adjudicação.
Considerações estratégicas:
Estes ajustes diretos de valor mais elevado aproximam-se em formalidade de concursos públicos. A documentação obrigatória é substancialmente mais exigente, podem ser necessárias garantias bancárias, e o processo de avaliação é mais estruturado. Para muitas PMEs, este já é um patamar onde competir com empresas maiores se torna mais desafiante.
Como são escolhidos os fornecedores convidados
Uma das questões mais frequentes sobre ajustes diretos é: como é que as entidades públicas decidem quem convidar? Compreender isto é fundamental para posicionares a tua empresa adequadamente.
Critérios de seleção das entidades
As entidades públicas têm obrigação legal de fundamentar a escolha dos convidados, especialmente em ajustes diretos de valor mais elevado. Os critérios mais comuns incluem experiência anterior com aqueles fornecedores, conhecimento de mercado sobre quem fornece aqueles produtos ou serviços específicos, recomendações de outras entidades públicas, consulta a registos de fornecedores qualificados.
A importância do histórico:
Se já trabalhaste com uma entidade pública e fizeste bom trabalho (entregaste a tempo, com qualidade, sem complicações), há forte probabilidade de seres convidado em futuros ajustes diretos similares. Este é o conceito de “fornecedor habitual” que, embora não esteja formalmente definido no CCP, existe na prática.
Por isso, o teu primeiro contrato com uma entidade é o mais difícil de conseguir. Uma vez que entras e demonstras valor, os seguintes tornam-se significativamente mais fáceis. Esta é a razão pela qual vale a pena seres competitivo no preço no início, mesmo com margens mais apertadas, para ganhares a oportunidade de demonstrar capacidade.
Como te tornares conhecido pelas entidades
Abordagem proactiva mas respeitosa:
Identifica entidades públicas que potencialmente precisam do que ofereces. Para empresas de material de escritório, todas as escolas são potenciais clientes. Para empresas de manutenção, todas as câmaras municipais. Para fornecedores de equipamento médico, todos os centros de saúde e hospitais.
Prepara uma apresentação breve da tua empresa (uma página A4, máximo duas) com produtos ou serviços que ofereces, diferenciais competitivos, contactos. Envia por email aos responsáveis de compras dessas entidades, identificando-te como fornecedor disponível. Não sejas insistente, mas torna-te conhecido.
Participação em listagens oficiais:
Algumas entidades mantêm listas de fornecedores qualificados por categoria de produtos/serviços. Candidata-te a estas listagens quando existirem. É frequente em câmaras municipais e ministérios de maior dimensão. Uma vez inscrito, és incluído nos convites para ajustes diretos relevantes.
Responde a consultas preliminares ao mercado:
Antes de lançar ajustes diretos, algumas entidades fazem consultas preliminares ao mercado para compreender que fornecedores existem, que preços praticam, que soluções estão disponíveis. Participar nestas consultas (normalmente gratuitas e não vinculativas) coloca-te no radar da entidade.
A questão da rotação de fornecedores
O CCP promove que entidades públicas não utilizem sempre os mesmos fornecedores em ajustes diretos sucessivos do mesmo tipo. Devem rodar, convidar empresas diferentes, promover concorrência. Na prática, isto é cumprido de forma variável.
O que isto significa para ti:
Mesmo que uma entidade tenha fornecedores habituais, há abertura para novos. Se souberes que determinada câmara municipal compra regularmente certo tipo de serviços, e nunca trabalhaste com eles, vale a pena manifestares interesse. A obrigação de rotação pode jogar a teu favor.
Ao mesmo tempo, não assumes que por teres ganho um ajuste direto vais automaticamente ser convidado para todos os seguintes. Mantém-te atento a novas oportunidades e continua a demonstrar valor em cada contrato que executas.
O processo de um ajuste direto passo a passo
Vamos percorrer o processo típico desde a perspectiva do fornecedor.
Passo 1: Tomar conhecimento da oportunidade
Para ajustes diretos simplificados: Frequentemente, o primeiro conhecimento que tens é receber um email da entidade convidando-te a apresentar proposta. Se não és convidado mas monitorizas o Portal Base regularmente, alguns aparecem lá mesmo não sendo obrigatório.
Para ajustes diretos regime geral: Estes são publicitados no Portal Base. Ao monitorizares concursos em aberto, encontras ajustes diretos relevantes. Mesmo que não sejas um dos convidados iniciais, podes manifestar interesse.
Timing: Ajustes diretos têm prazos mais curtos que concursos públicos. Podes ter apenas 5-10 dias para preparar e submeter proposta. Por isso, ter toda a tua documentação obrigatória organizada e pronta é crucial.
Passo 2: Avaliar se vale a pena participar
Não participes automaticamente em todos os ajustes diretos para os quais és convidado. Faz uma avaliação rápida:
Cumpres todos os requisitos técnicos? Se o ajuste direto exige certificação específica que não tens, ou capacidade de entrega que não possuis, não percas tempo.
Consegues ser competitivo no preço? Se conheces o mercado e sabes que há concorrentes que podem oferecer 30% mais barato, e o preço é o critério principal, talvez não compense o esforço.
O valor do contrato justifica o tempo de preparação? Para ajustes diretos muito pequenos (€500, €1.000), às vezes o tempo a preparar a proposta não se justifica face à margem que vais ganhar. Foca-te em oportunidades onde o ROI é favorável.
Passo 3: Preparar a proposta
Ajustes diretos normalmente requerem propostas mais simples que concursos públicos, mas continuas a ter de ser claro, completo e profissional.
Proposta técnica: Descreve o que vais fornecer ou que serviço vais prestar. Para produtos, especificações técnicas, marcas, modelos, fichas técnicas. Para serviços, metodologia, equipa, prazos de execução, entregáveis. Não precisa de ser um documento de 50 páginas, mas tem de responder claramente ao que é pedido no convite.
Proposta financeira: Preço total, discriminado se aplicável (por exemplo, para fornecimento de múltiplos produtos, preço unitário de cada). Indica claramente se IVA está incluído ou se é acrescido. Se há custos de transporte, instalação, formação, especifica. Transparência evita problemas posteriores.
Condições comerciais: Prazo de validade da proposta (normalmente 90 dias), condições e prazos de pagamento (se há flexibilidade, isto pode ser diferencial competitivo), garantias oferecidas, prazos de entrega ou execução.
Passo 4: Documentação de habilitação
Mesmo sendo ajuste direto, precisas de comprovar que estás habilitado a contratar. Documentação típica inclui certidão de não dívida à Autoridade Tributária (válida), declaração de situação contributiva regularizada na Segurança Social (válida), comprovativo de registo no RCBE, certidão permanente do registo comercial.
Para ajustes diretos simplificados de valor muito baixo, algumas entidades aceitam declaração sob compromisso de honra de que estás em situação regular, pedindo os comprovativos apenas ao adjudicatário. Verifica sempre o que é especificamente exigido no convite.
Passo 5: Submissão
A forma de submissão varia. Ajustes diretos simplificados podem ser por email simples. Ajustes diretos de maior valor normalmente exigem submissão através de plataformas electrónicas com assinatura digital.
Regra de ouro: Submete com antecedência. Não deixes para a última hora mesmo que o prazo seja curto. Problemas técnicos, documentos em falta, dúvidas de última hora, podem surgir. Ter margem de manobra salva oportunidades.
Passo 6: Adjudicação e contratualização
Após o prazo de propostas, a entidade avalia (normalmente em poucos dias em ajustes diretos simples) e decide. Recebes notificação se foste ou não seleccionado.
Se ganhares, há um período de contratualização onde formalizas o contrato. Dependendo do valor, pode ser apenas uma nota de encomenda simples, ou pode ser um contrato formal assinado por ambas as partes.
Depois disso, execução. Entregas o que prometeste, nos prazos combinados, com a qualidade especificada. Isto é fundamental para seres convidado novamente no futuro.
Estratégias de pricing para ajustes diretos
Definir o preço correcto em ajustes diretos requer equilibrar competitividade com rentabilidade. Ao contrário de leilões onde ganhar significa ter o preço mais baixo independentemente de tudo, em muitos ajustes diretos o preço é apenas um dos critérios.
Quando o preço é critério único
Alguns ajustes diretos, especialmente de produtos standard onde não há diferenciação técnica possível, adjudicam 100% com base no preço. Se estás a fornecer resmas de papel A4, e todos os concorrentes oferecem exactamente o mesmo produto, o preço é que decide.
Estratégia: Conhece os teus custos exactos. Margem mínima aceitável. Preço de mercado praticado. Oferece o preço mais competitivo que ainda te dá rentabilidade. Se não consegues competir, não participes. É melhor não ganhar do que ganhar um contrato que te dá prejuízo.
Quando qualidade e preço contam
Muitos ajustes diretos, especialmente de serviços, avaliam qualidade técnica, experiência, prazos de entrega, e outros factores além do preço. Tipicamente, preço representa 40-60% da pontuação total.
Estratégia: Foca-te nos aspectos qualitativos onde tens vantagens. Se ofereces prazo de entrega mais rápido, serviço pós-venda superior, ou garantias mais longas, destaca isso claramente na proposta. Podes ter preço 10-15% superior ao concorrente mais barato mas ainda assim ganhar pela qualidade superior.
Não assumes que tens de ser o mais barato. Calcula um preço que reflicta o valor que entregas. Demonstra esse valor claramente na proposta técnica.
A armadilha dos preços irrealistas
Um erro comum em ajustes diretos, especialmente de empresas desesperadas para ganhar o primeiro contrato, é apresentar preços que não cobrem custos reais.
Por que isto é mau: Se ganhares o ajuste direto, tens obrigação legal de executar. Se o preço não cobre custos, vais ter prejuízo. Pior, se não conseguires cumprir adequadamente por falta de recursos, vais ter problemas contratuais, penalizações, e destruir reputação futura.
Melhor abordagem: Sê competitivo mas realista. É preferível não ganhar um ajuste direto do que ganhá-lo com preço insustentável. Foca-te em oportunidades onde consegues entregar valor e ainda manter rentabilidade razoável.
Descontos estratégicos
Há situações onde faz sentido oferecer preços mais agressivos:
Primeiro contrato com uma entidade: Se nunca trabalhaste com aquela câmara municipal mas sabes que fazem múltiplos ajustes diretos por ano na tua área, pode valer a pena reduzir margem no primeiro para entrar e demonstrar capacidade. Os contratos seguintes já podes praticar margens normais.
Contratos de longa duração ou elevado volume: Se o ajuste direto é para fornecimento durante 2 anos, ou para quantidades significativas, volumes compensam margens menores por unidade.
Períodos de menor actividade: Se estás num período de menor actividade e tens capacidade instalada ociosa, aceitar contratos com margens mais baixas pode fazer sentido para manter operação e equipa ocupadas.
Erros comuns em ajustes diretos e como evitá-los
Embora ajustes diretos sejam mais simples que concursos públicos, empresas cometem erros que custam oportunidades.
Erro 1: Informalidade excessiva
Por serem procedimentos mais informais, algumas empresas tratam ajustes diretos com demasiada descontracção. Proposta mal formatada, email cheio de erros, documentação incompleta.
Lembra-te: Continuas a estar a lidar com dinheiros públicos e procedimentos legais. Mantém profissionalismo. Proposta bem estruturada, documentação completa, linguagem formal mas clara.
Erro 2: Não ler atentamente o convite
Mesmo em ajustes diretos simples, o convite especifica requisitos. Algumas empresas lêem na diagonal e depois apresentam produtos diferentes dos pedidos, ou não incluem informação solicitada.
Solução: Lê sempre todo o convite ou caderno de encargos se existir. Faz checklist dos requisitos e confirma que a tua proposta responde a tudo.
Erro 3: Atraso na submissão
“É só um ajuste direto simples, faço amanhã” é uma atitude que leva a perder prazos. Problemas surgem sempre: certificação que expirou e precisas de renovar, fornecedor que demora a responder para poderes calcular preço, plataforma electrónica com problemas técnicos.
Solução: Assim que recebes convite ou identificas ajuste direto relevante, começa logo a preparar. Mesmo que o prazo seja 10 dias, não deixes para o nono dia.
Erro 4: Não esclarecer dúvidas
Se algo não está claro no convite, muitas empresas assumem ou adivinham em vez de perguntar. Depois apresentam proposta que não está alinhada com o que a entidade realmente quer.
Solução: Usa os contactos indicados no convite para esclarecer qualquer dúvida. Entidades públicas preferem responder a dúvidas que receber propostas que não respondem correctamente ao pretendido.
Erro 5: Prometer o que não podes cumprir
Para ganhar o ajuste direto, algumas empresas prometem prazos impossíveis, especificações técnicas que não conseguem garantir, ou quantidades que não têm capacidade de fornecer.
Problema: Se ganhares e não cumprires, há penalizações contratuais, possível rescisão, destruição de reputação. Não vale a pena.
Solução: Sê honesto sobre as tuas capacidades. Se não consegues entregar em 5 dias, não prometas. Se o teu produto não tem exactamente a especificação pedida, explica as diferenças claramente. Transparência constrói confiança.
Como a Vencer maximiza as tuas oportunidades em ajustes diretos
A grande dificuldade em ajustes diretos, especialmente os simplificados que não são publicitados, é tomar conhecimento deles atempadamente. Muitos ajustes diretos acontecem e finalizam sem que potenciais fornecedores competitivos sequer saibam que existiram.
Monitorização automática 24/7: A Vencer monitoriza continuamente não só o Portal Base.gov.pt mas também outras fontes onde ajustes diretos são anunciados. Recebes alertas automáticos apenas dos relevantes para o teu negócio, baseado nos critérios que defines (tipo de produtos/serviços, valores, localizações).
Análise de padrões de contratação: A nossa IA analisa histórico de ajustes diretos de entidades específicas. Se a Câmara Municipal X faz ajustes diretos de serviços de limpeza todos os trimestres, e estás nesse sector, alertamos-te proactivamente para te preparares para o próximo, mesmo antes de ser lançado.
Templates optimizados: Para ajustes diretos, onde rapidez de resposta é vantagem competitiva, a Vencer oferece templates de proposta pré-formatados conforme o CCP. Preenches informação específica, e tens proposta profissional pronta em minutos em vez de horas.
Gestão de relacionamentos com entidades: A plataforma ajuda-te a gerir relacionamento com diferentes entidades públicas. Tracking de com quem já trabalhaste, avaliações que recebeste, quando deves fazer follow-up. Isto é especialmente valioso em ajustes diretos onde o relacionamento é factor crítico para seres convidado.
Próximos passos para maximizar ajustes diretos
Implementa estas acções para aumentares drasticamente o teu sucesso em ajustes diretos:
Esta semana: Identifica 10-15 entidades públicas que potencialmente precisam do que ofereces e estão geograficamente acessíveis. Para cada uma, consulta no Portal Base o histórico de ajustes diretos que lançaram no último ano na tua área.
Prepara uma apresentação de uma página da tua empresa optimizada para enviar a entidades públicas. Clara, profissional, focada em que valor entregas.
Este mês: Entra em contacto com as entidades identificadas, apresentando-te como fornecedor disponível. Não sejas insistente, apenas torna-te conhecido e disponível.
Candidata-te a quaisquer listagens oficiais de fornecedores qualificados que existam nas tuas entidades-alvo.
Configura rotina diária de 15 minutos para verificar novos ajustes diretos no Portal Base. Com a Vencer, isto é automático e recebes apenas os relevantes.
Nos próximos 3 meses: Participa em pelo menos 5 ajustes diretos relevantes. Mesmo que não ganhes todos, cada participação é aprendizagem e aumenta visibilidade junto de entidades.
Cada ajuste direto que ganhares e executares bem, pede à entidade uma breve declaração de satisfação. Constrói este portfólio de referências que te ajudará em futuros ajustes diretos.
Ajustes diretos são a forma mais acessível e eficiente para pequenas e médias empresas acederem ao mercado de contratação pública. Com menos burocracia que concursos públicos, prazos mais curtos e ênfase em relacionamento e reputação, representam uma oportunidade extraordinária para quem aborda este segmento de forma estratégica e profissional. Começa pequeno, constrói reputação, e este canal pode tornar-se uma fonte estável e previsível de receita para o teu negócio.
