O desafio de gerir múltiplos concursos
Para empresas que levam concursos públicos a sério, participar num único procedimento por vez não é suficiente. Para ter fluxo constante de contratos, precisas de manter pipeline activo de múltiplas candidaturas em diferentes fases.
Mas gerir vários concursos simultaneamente é desafiante. Deadlines sobrepõem-se, recursos são limitados, e a qualidade não pode sofrer. Uma proposta mal preparada porque a equipa estava sobrecarregada é pior que não participar.
Este guia aborda como organizar processos para participar eficazmente em múltiplos concursos sem comprometer qualidade nem sobrecarregar equipas.
Estruturar o pipeline de concursos
Fases de um concurso
Cada concurso passa por fases distintas:
- Identificação: Descobrir a oportunidade
- Avaliação: Decidir se vale participar
- Preparação: Elaborar a proposta
- Submissão: Entregar dentro do prazo
- Acompanhamento: Aguardar resultado, responder a esclarecimentos
- Resultado: Ganhar ou perder, aprender com feedback
Visualização do pipeline
Mantém visão clara de onde está cada concurso no pipeline. Ferramentas de gestão de projectos (Trello, Asana, Monday, ou mesmo Excel estruturado) ajudam a visualizar.
Cada concurso deve mostrar: nome, entidade, valor estimado, deadline, fase actual, responsável.
Limites de capacidade
Define quantos concursos consegues ter em fase de preparação simultaneamente. Este número depende da dimensão da equipa e complexidade típica das propostas.
Não ultrapassar: Aceitar mais concursos que a capacidade permite resulta em propostas fracas ou em stress e burnout da equipa. Melhor participar em menos com qualidade.
Gestão de deadlines
Calendário centralizado
Todos os prazos de concursos devem estar num calendário único visível a toda a equipa. Não confies em memória ou emails dispersos.
Inclui não só deadline final mas milestones intermédios: data para ter análise completa, data para ter proposta técnica redigida, data para revisão, data para submissão com margem.
Regra da antecedência
Nunca planeies submeter no último dia. Define regra interna de antecedência mínima (por exemplo, 2 dias antes do deadline oficial).
Esta margem absorve imprevistos: problemas técnicos na plataforma electrónica, documentos em falta descobertos tarde, esclarecimentos de última hora.
Alertas e lembretes
Configura alertas automáticos conforme deadlines se aproximam. Sugestão: 7 dias antes (verificar progresso), 3 dias antes (acelerar se necessário), 1 dia antes (última revisão).
Conflitos de deadline
Quando dois concursos importantes têm deadlines muito próximos, há conflito de recursos. Identifica estes conflitos cedo e decide como alocar equipa.
Opções: priorizar um (maior valor, maior probabilidade de sucesso), dividir equipa (se possível sem comprometer qualidade), usar recursos externos temporários.
Alocação de recursos
Mapeamento de competências
Sabe exactamente que competências tens na equipa para preparação de propostas:
- Quem analisa cadernos de encargos?
- Quem redige propostas técnicas?
- Quem trata da documentação administrativa?
- Quem revê antes de submeter?
- Quem faz cálculos de pricing?
Distribuição de trabalho
Distribui trabalho conforme competências e disponibilidade. Evita sobrecarregar sempre as mesmas pessoas.
Para cada concurso, define responsável principal que coordena e garante que tudo é feito. Este responsável pode delegar tarefas mas mantém visão de conjunto.
Recursos externos
Para picos de procura, considera recursos externos:
- Consultores freelance para análise ou redacção
- Apoio administrativo temporário para documentação
- Parceiros para componentes técnicas específicas
Ter rede de recursos externos permite escalar capacidade quando necessário sem estrutura permanente sobredimensionada.
Gestão de conflitos de recursos
Quando mesma pessoa é necessária em dois concursos simultaneamente, toma decisão clara: prioridade, divisão de tempo, ou substituição. Ambiguidade leva a nenhum ser bem feito.
Processos padronizados
Templates reutilizáveis
Grande parte do conteúdo de propostas é repetível. Desenvolve templates para:
- Apresentação da empresa
- Descrição de experiência e referências
- CVs da equipa
- Metodologias tipo
- Termos e condições standard
Adaptar templates é muito mais rápido que criar do zero.
Checklists
Checklists garantem que nada é esquecido. Cria checklists para:
- Análise inicial de concurso (o que verificar para decidir se participar)
- Documentação obrigatória (o que incluir em cada proposta)
- Revisão final (o que verificar antes de submeter)
- Pós-submissão (o que fazer depois de entregar)
Fluxos de trabalho definidos
Define claramente quem faz o quê em cada fase. Fluxos escritos eliminam ambiguidade e permitem que pessoas diferentes executem o mesmo processo com resultados consistentes.
Decisões de participação
Critérios de go/no-go
Nem todos os concursos merecem participação. Define critérios objectivos para decidir:
Participar se:
- Cumpres todos os requisitos mínimos
- Tens competitividade real no sector/produto
- O ROI esperado justifica o esforço
- Tens capacidade disponível para preparar bem
Não participar se:
- Faltam requisitos críticos (sem possibilidade de cumprir)
- Probabilidade de sucesso é muito baixa
- Valor é demasiado pequeno para o esforço
- Equipa está no limite e qualidade seria comprometida
Priorização quando há mais oportunidades que capacidade
Se identificas mais oportunidades interessantes que capacidade de participar, prioriza por:
- Probabilidade de sucesso (onde tens mais hipóteses)
- Valor do contrato (maior retorno)
- Estratégia de longo prazo (mercados que queres desenvolver)
- Esforço necessário (menor esforço para igual retorno)
Documentar decisões
Regista porque decidiste participar ou não em cada concurso. Isto cria histórico que informa futuras decisões e permite aprendizagem.
Ferramentas e sistemas
Software de gestão de projectos
Ferramentas como Trello, Asana, Monday, ou Notion ajudam a visualizar e gerir pipeline. Escolhe uma que a equipa realmente use.
Funcionalidades úteis: quadros kanban, calendários, atribuição de tarefas, alertas, comentários, anexos.
Gestão documental
Sistema para organizar documentos de cada concurso: caderno de encargos, análises, versões de proposta, documentação, submissão final.
Estrutura sugerida: pasta por concurso, subpastas por tipo de documento, nomenclatura consistente com datas.
Monitorização de oportunidades
A Vencer automatiza monitorização de concursos em aberto, alertando para novas oportunidades. Isto poupa tempo de pesquisa manual e garante que não perdes oportunidades relevantes.
Comunicação de equipa
Canal específico para coordenação de propostas. Slack, Teams, ou outro. Evita que informação se perca em emails dispersos.
Qualidade sob pressão
Revisão obrigatória
Nenhuma proposta sai sem revisão por pessoa diferente de quem redigiu. Olhos frescos detectam erros que o autor não vê.
Mesmo sob pressão de tempo, a revisão não é opcional. Proposta com erros básicos é pior que não participar.
Limites de compromisso
Define o que não sacrificas mesmo sob pressão. Exemplos:
- Nunca submeter sem revisão
- Nunca submeter com documentação em falta
- Nunca prometer prazos ou preços que não consegues cumprir
- Sempre verificar cálculos de preço
Reconhecer quando largar
Por vezes, apesar do esforço investido, torna-se claro que não vais conseguir preparar proposta de qualidade a tempo. Reconhecer isto e largar é melhor que submeter proposta fraca que não vai ganhar de qualquer forma.
O investimento já feito é custo afundado. Não deve influenciar decisão futura.
Aprendizagem contínua
Retrospectivas
Após resultados (ganhar ou perder), faz retrospectiva:
- O que correu bem na preparação?
- O que poderia ter sido melhor?
- O que fazer diferente na próxima?
Esta reflexão sistemática melhora processos ao longo do tempo.
Métricas a acompanhar
Taxa de conversão: Que percentagem dos concursos em que participas ganhas? Se é muito baixa, está a participar em demasiados ou a preparar mal.
Tempo de preparação: Quanto tempo leva em média preparar uma proposta? Está a melhorar?
Carga por pessoa: Quantas propostas cada pessoa da equipa trabalha simultaneamente? É sustentável?
Partilha de conhecimento
Quando alguém aprende algo num concurso (boa prática, erro a evitar), partilha com equipa. Constrói conhecimento colectivo.
Documenta aprendizagens em wiki ou base de conhecimento acessível a todos.
Como a Vencer facilita
A Vencer centraliza monitorização de oportunidades, eliminando tempo gasto a pesquisar manualmente. Alertas personalizados trazem apenas concursos relevantes.
A análise automática de cadernos de encargos acelera fase de avaliação: sabes rapidamente requisitos, prazos, e critérios para decidir se vale participar.
O histórico de procedimentos ajuda a avaliar probabilidade de sucesso e preços competitivos.
Conclusão
Gerir múltiplos concursos públicos exige organização sistemática. Pipeline visível, calendários centralizados, processos padronizados, e decisões claras de priorização são fundamentos.
A tentação de participar em tudo é compreensível mas contraproducente. Melhor participar em menos concursos com propostas de qualidade que espalhar esforço por muitos com resultados medíocres.
Equipas que desenvolvem sistemas robustos de gestão de propostas conseguem escalar participação mantendo qualidade. O investimento inicial em processos compensa-se em eficiência e resultados a médio prazo.
